Оптимизация бизнес-процессов – это усовершенствование последовательных действий, которые направлены на достижение поставленных перед предприятием целей путём выбора наилучшего варианта их выполнения. Это неизбежный процесс для эффективной работы современной компании.
компания
Бизнес-процессом называют такую совокупность действий, которая приводит к определённому результату. У каждого процесса имеется конкретная цель, своя последовательность ключевых действий и прогнозируемый результат. Число и цели этих процессов, которые протекают в различных предприятиях, различны и находятся в непосредственной зависимости от типа бизнеса, размеров фирмы, личных качеств владельцев и руководства. Это всё надо учитывать, чтобы оптимизация бизнес-процессов стала эффективной.
Для создания эффективного бизнеса важно согласовать маркетинговую стратегию с внедрением методики её воплощения в жизнь. Однако, случается и так, что адекватная стратегия имеется, меры по её реализации разработаны, а результатов нет: не удаётся достигнуть плановых показателей. Возможно, что это проблемы нижнего, процедурного уровня системы управления. Попробуем разобраться с таким явлением, как описание и оптимизация бизнес-процессов.
Предприятие до определённого уровня развития может вполне обходится без оптимизации. Однако есть ряд факторов, которые сигнализируют – «пора заняться бизнес-процессами» и, без сомнения, они приближают этот момент:
Увеличение штата сотрудников;
Растёт число управленческих уровней;
Растёт число подразделений;
Подразделения территориально разобщены;
Отсутствует или неразвита единая информационная система.
Итак, в один день вы обнаруживаете, что в компании:
Решения принимаются очень медленно;
Решения выполняются очень медленно и не качественно;
Выясняется, что периодически те или иные аспекты деятельности остаются без контроля;
Замечаете рост психологического напряжения среди персонала, связанный с неурегулированными правами, обязанностями и ответственностью;
Элементарные рабочие операции требуют очень много времени, сил, согласований, служебных записок и телефонных звонков.
Наличие этих симптомов – серьёзный повод для перестройки, необходима оптимизация бизнес-процессов. Стоит заметить, что в отдельных случаях провести эту работу целесообразно, не дожидаясь наступления подобных симптомов (при существенном изменении структуры управления, использования новой ИС и пр.).
Описание и моделирование
Считается, что выбор этого инструмента для бизнес-процессов очень важен и имеет почти решающее значение. Однако программа для описания имеет значение только если разработку проводят для их дальнейшего внедрения определённую информационную систему (ИС). Большинство современных ИС обладают собственными средствами разработки бизнес-процессов, поэтому обсуждение программного обеспечения для их описания теряет смысл.
Отметим, что бизнес-процессы нужны для участников, а не для разработчиков, и важнейший критерий выбора инструмента программного описания – это его доступность для всех участников на этапе согласования, оптимизации, исполнения и модернизации.
Модели бизнес-процессов «AS IS» и «TO BE»
Стандартные схемы моделирования предусматривают на первом этапе описание действующей «AS IS» («как есть) с последующим проведением оптимизации до «TO BE» («как должно быть»). Некоторые заказчики не понимают полезности описания первого этапа. Им достаточно, чтобы исполнители принесли уже новые, правильные бизнес-процессы, а модель «AS IS» воспринимается, как попытка увеличить смету.
Обращаем ваше внимание, что подобная методика внедрения, которая не опирается на действующие бизнес-процессы, называется реинжиниринг, что с понятием «оптимизация бизнес-процессов» имеет лишь отдалённое сходство. Описание «AS IS» даёт возможность определить ряд существующих противоречий и сделать первичную оптимизацию процессов. Её должны обсудить все участники и согласовать «под подпись».
Оптимизация бизнес-процессов
Провести оптимизацию чего-либо можно по определённым критериям. Для бизнес-процессов такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и пр. Эти критерии «внешние» по отношению к процессам, возникают из более общего управленческого контура. Попробуем разобраться.
оптимизация процессов
Например, оптимизация такого бизнес-процесса, как обслуживание покупателя в магазине. Что выбрать критерием оптимизации – цену или качество. Если это магазин со скидками для среднего класса – выбираем первый критерий, если элитный бутик, то второй. Получаем, что выбирая критерий оптимизации, мы определяем стратегию и позиционируем магазин.
Вот так, при помощи критерия оптимизации, уровень систем управления начинает подчиняться более высокому – стратегии.
Внедрение
Процедура внедрения является самым сложным этапом работы с бизнес-процессами. Она происходит значительно успешнее, если поддерживается информационной системой предприятия. Однако, такие возможности имеются не всегда или не в полном объёме. Внедрение и поддержка в актуальном состоянии бизнес-процессов требует:
Довести до персонала информацию о том, что работа должна выполняться на основании созданных на предприятии бизнес-процессов;
Осуществления контроля над соблюдением персоналом созданных бизнес-процессов;
Проведения периодического анализа эффективности и результативности использования бизнес-процессов;
Оптимизация бизнес-процессов на основании постоянного анализа данных их эффективности и результативности.
Модификация
Со временем, любые оптимизированные бизнес-процессы потребуют корректировки или замены. С одной стороны, бизнес-процессы должны соответствовать реальности, а с другой – не мешать нормальному развитию предприятия. Поэтому они нуждаются в своевременной модификации. Новую редакцию согласуют со всеми участниками и доводят до всех заинтересованных особ.
В этом случае системы бизнес-процессов становятся реальными инструментами, повышающими эффективность ведения бизнеса на процедурном уровне.
Виды бизнес-процессов
Основной – удовлетворение потребностей клиента и получение прибыли предприятием;
Вспомогательный – необходим для нормальной работы предприятия, не имеет ценности для клиента;
Управленческий – выполняют постановку целей и задач для предприятия, его подразделений и управления.
Оптимизация бизнес-процессов, цели и задачи
Повысить управляемость предприятием;
Увеличить показатели качества производимой продукции;
Повысить качество оказываемых услуг;
Уменьшить зависимости предприятия от человеческого фактора;
Внедрить систему контроля результативности;
Снизить издержки;
Рационально распределить полномочия и ответственность между подразделениями;
Исключить дублирующие функции у подразделений;
Снизить длительность цикла производства;
Внедрить программу управления качеством;
Устранить внутренние противоречия;
Регламентировать деятельность предприятия;
Тиражировать бизнес/создать франчайзинговую сеть;
Автоматизировать деятельность предприятия;
Соответствовать требованиям потребителя;
Соответствовать требованиям государства;
Соответствовать международным стандартам.
Уменьшение времени на достижение поставленных задач;
Налаживание взаимодействия между основными подразделениями и вспомогательными службами;
Повышение удовлетворённости клиентов;
Улучшение финансовых показатели за счёт грамотного распределения ресурсов;
Возможность масштабировать бизнес;
Снижение расходной части бюджета;
Более точное планирование;
Повышение управляемости предприятия;
Устранение дублирования функций подразделений;
Появление новых ресурсов для развития бизнеса.
Эффект от проведения оптимизации:
Уменьшение времени на достижение поставленных задач;
Налаживание взаимодействия между основными подразделениями и вспомогательными службами;
Повышение удовлетворённости клиентов;
Улучшение финансовых показатели за счёт грамотного распределения ресурсов;
Возможность масштабировать бизнес;
Снижение расходной части бюджета;
Более точное планирование;
Повышение управляемости предприятия;
Устранение дублирования функций подразделений;
Появление новых ресурсов для развития бизнеса.
Бизнес-процессы и информационная система
Неотъемлемая часть функционирования современной компании является корпоративная информационная система. Очень важно что бы бизнес процессы в программе и процессы в компании не противоречили друг другу, а только помогали. Самый идеальный вариант, когда каждый из этапом отображен в системе. Это позволяет руководству навести порядок и понять кто в цепочке является “слабым” звеном.
