1. Индивидуальные выставочные стенды — что это такое?
Действительно, что такое «индивидуальный выставочный стенд»? По сути, так можно назвать любой стенд, который, так или иначе, отличается от типовой застройки и комплектации. Но современная выставочная практика показывает, что в это понятие вкладывается нечто намного большее.
Неопровержимым фактом является то, что участие и работа на выставке — это одно из самых эффективных и комплексных маркетинговых мероприятий. Именно поэтому особое внимание отводится индивидуальности стенда, его концептуальности, соответствию стенда имиджевой и целевой направленности экспонента. В более глубоком понимании индивидуальность стенда нужно рассматривать как необходимое, постоянное, стратегическое условие экспонирования.
2. Индивидуальные выставочные стенды — для чего это нужно?
Современные рыночные реалии в России уверенно дают почву для долговременного стратегического планирования развития бизнеса, производства, услуг. Мы можем воочию наблюдать становление и развитие многих российских брэндов. Так же мы видим, как брэндинг в целом становится неотъемлемой частью любого вида предпринимательской деятельности. Наряду с существующими, появляется много новых фирм и организаций с очень серьезными амбициями, готовых к жесткой конкуренции, имеющих опытных высококлассных специалистов.
Все это в высокой степени ужесточает работу специалистов, отвечающих за укрепление и развитие рыночных позиций организаций. Данные условия требуют от них «выжимания» максимального эффекта из каждого пункта маркетингового плана. В свою очередь, это возможно лишь при использовании всего возможного потенциала каких-либо проводимых акций и мероприятий.
Исходя из всего этого и опираясь на современную выставочную практику, можно уверенно утверждать что, создание индивидуальности, яркости и креативности стенда является одним из основных способов повышения эффективности участия и работы на выставке. Безусловно, подчас эта задача не из легких: иногда требуется много времени и сил специалистов разных направлений – обсуждение, проработка, согласование и, наконец, выбор окончательного варианта стенда, который на ограниченной площадке сможет лучшим образом выразить главные идеи и выполнить поставленные задачи. Но опыт неустанно нам подсказывает, что все Ваши усилия окупятся с лихвой:
Ваша уникальность и неповторимость – стержень Вашего успеха!
3.1. Что Вы хотите и как Вы это видите?
3.1.1 Ваши цели и способы их достижения. На самом деле трудно переоценить значение и эффект от участия в таком мероприятии как выставка. Это уникальная возможность в короткий промежуток времени проделать огромный объем работы, получить очень много нужной информации, заложить зерна сотрудничества и развития в будущие периоды. Действительно, это не просто интенсивная рекламно-имиджевая работа с целевой аудиторией – наряду с достигнутыми непосредственно на выставке успехами здесь как нигде присутствует отложенная долговременная эффективность. Другими словами, кроме прямых результатов выставка еще долго приносит дивиденды.
Теперь, после нескольких слов о самих выставках, можно говорить о целях, которые ставятся участниками такого мероприятия. По большому счету цели и задачи экспонентов выставки можно свести к нескольким главным позициям:
представление себя и своих возможностей как можно большему количеству посетителей выставки.
создание о себе более выгодного, яркого и запоминающегося впечатления у посетителей по сравнению с конкурентами.
проведение как можно большего количества деловых переговоров, достижение договоренностей, заключение сделок и контрактов.
получение информации для анализа конкурентной среды, общего положения дел в отрасли, расстановки сил и приоритетов в регионах.
Даже при беглом прочтении этого перечня, становиться очевидным, что к первым трем позициям самое непосредственное отношение имеет тщательность, глубина и всесторонность проработки стенда. Чем выгодней и удачней подобраны решения экспозиционных аспектов, тем легче и продуктивней будет складываться работа на выставке. Здесь также важно, насколько эти решения увязаны с Вашим имиджем и теми идеями, которые вы хотите донести посетителям – стенд должен быть частью Вашей бизнес-концепции. Безусловно, на каждом конкретном мероприятии значимость каждого экспозиционного аспекта может различаться, но уделить им внимание и проработать их необходимо:
а) площадь и расположение выставочного стенда – здесь нужно определиться насколько большим или насколько малым будет стенд по площади, и в какой части общей экспозиции он будет находиться. Размеры стенда Вы определяете, исходя из собственных соображений, маркетинговых, финансовых, функциональных и других критериев мероприятия. Что касается расположения, нужно определиться, насколько для Вас принципиальна близость Вашего стенда к следующим объектам общей экспозиции: заездные погрузо-разгрузочные точки, главный вход, магистральные проходы, сцена, конференц-залы, оргкомитет, зоны отдыха и переговоров, центр или иные части общей экспозиции, какие-либо другие экспоненты. Возможно, Вам понадобится не один стенд, а несколько, или будет необходима уличная площадка и т.д.
б) функциональные особенности выставочного стенда – главным является то, что и как будет происходить на Вашем стенде и вокруг него. Скорее всего, решение этого аспекта заставит Вас неоднократно возвращаться к определению площади стенда. Вам нужно решить, как Вы хотите построить на нем выставочную работу, сколько людей будет работать на стенде, будут ли у Вас какие-либо экспонаты или оборудование, как оно будет использоваться, что для этого необходимо. Исходя из этого можно определить, что будет представлять собой Ваш стенд выставочный, насколько он будет открыт, будет ли он выполнен либо по принципу типовой застройки, либо как-то выделяться, либо он будет частично/полностью отдельно стоящим, нужны ли Вам дополнительные сооружения или помещения, услуги.
в) креатив экспонирования– каким способом Вы подчеркнете индивидуальность и неповторимость Вашего стенда. Будет ли это использование криволинейных элементов, высотные надстройки, дополнительное оборудование, оклейка наполнителей и фриз, средства мультимедиа, усиление освещения и различные подсветки, использование баннеров, украшение шарами и лентами, привлечение других средств обеспечивающих уникальность Вашего стенда.
г) обеспечение дополнительных мероприятий – какими именно мероприятиями вы будете дополнять участие и работу на выставке. Направленность таких мероприятий может быть разной – либо привлечение масс и создание общего ажиотажа вокруг Вашего стенда, либо стимулирование определенных человеческих и потребительских факторов, либо создание определенной атмосферы (деловая,VIP, романтика, эпатаж и др.). В соответствии со своими приоритетами Вы выбираете из следующих вариантов: презентации, семинары, конференции, пресс-конференции, круглые столы, мастер-классы, шоу-перфоменс, показательные выступления, соревнования, розыгрыши, лотереи, конкурсы и другие мероприятия, которые могут проводиться либо нон-стопом, либо поочередно, либо в определенное время. Кроме этого нужно определиться, где Ваши мероприятия будут проходить: либо Вы будете использовать зоны и объекты общей экспозиции, либо мероприятия будут проводиться в заранее оговоренных и специально подготовленных местах, либо они будут проводиться непосредственно на стенде. Соответственно, очень вероятно, что решение этого аспекта заставит Вас периодически возвращаться к проработке функциональных особенностей стенда и креатива экспонирования.
3.1.2 Виды выставочных стендов
Проработку и оценку экспозиционных аспектов желательно применить к разным видам стендов. Стенд может быть ЗАКРЫТЫМ или ОТКРЫТЫМ – в зависимости от того, из каких типов сторон преимущественно состоит внешняя граница стенда. Закрытые стороны в первую очередь выполняют ограждающую функцию, кроме того, внутри стенда их можно использовать как дополнительные презентационные поверхности или как основу для крепления рекламных носителей, дополнительных элементов и аксессуаров. Открытые стороны выходят на межсекторные проходы и выполняют коммуникативную функцию, через них посетители выставки знакомятся со стендом, получают информацию от стендистов и т.д. Открытые стороны могут частично или полностью застраиваться дополнительным оборудованием и фризовой обноской. Вход на стенд может осуществляться через свободные части открытых сторон или может быть встроен в закрытую сторону.
Современная выставочная практика выделяет следующие виды стендов:
а) анклав – закрыт со всех четырех сторон, демонстрационная часть располагается внутри. Данный вид стендов подходит для отдельных самостоятельных экспозиций, для больших стендов (или их составных частей) ориентированных на эксклюзивную, конфиденциальную и другую целевую аудиторию, для дополнительных сооружений под проведение каких-либо мероприятий.
б) линейный – имеет одну открытую сторону, остальные три закрытые. Относится к типовым вариантам застройки. Самый популярный, традиционный вид стенда. Считается наиболее удобным для эффективной работы при малом количестве стендистов. Действительно: большое количество демонстрационных поверхностей, открытая сторона дает возможность охватить всю видимую часть стенда, стендистам не нужно переключать свое внимание с одной части стенда на другую, к тому же зачастую на самом стенде остается достаточно места для проведения деловых переговоров.
в) угловой – имеет две смежные открытые стороны и две смежные закрытые стороны. Относится к типовым вариантам застройки. Очень много участников строят свою выставочную работу, изначально опираясь именно на такой стенд. Дело в том, что он очень удачно соединяет в себе преимущества закрытых и открытых стендов: достаточное количество презентационных поверхностей, достаточно хорошо открыт (соответственно хорошо виден), открытые стороны объединены в один угол и за счет этого данный стенд уверенно подходит для эффективной работы при малом количестве стендистов.
г) сквозной – имеет две противоположные друг другу открытые стороны и две противоположные друг другу закрытые стороны. Относится к типовым вариантам застройки. Открытые стороны выходят на разные, параллельные друг другу межсекторные проходы, что увеличивает охват аудитории и повышает эффективность работы с посетителями выставки. По открытости и количеству презентационных поверхностей не уступает угловому стенду, но здесь желательно присутствие чуть большего количества стендистов.
д) полуостров – имеет три открытые стороны и одну закрытую. Относится к типовым вариантам застройки. Это уже полноценный открытый стенд с большим потенциалом коммуникативности. Уменьшив до минимума количество презентационных поверхностей, Вы получаете очень хорошую видимость стенда, что, в общем, является одним из основных условий эффективной работы на выставке. Вид этого стенда в чем-то схож со сценой, поэтому он идеально подходит для проведения мероприятий направленных на работу с широкими массами и обширными аудиториями. Безусловно, на таком стенде должно присутствовать достаточно большое количество стендистов.
е) остров – открыт со всех четырех сторон. Относится к типовым вариантам застройки. В данном случае Вы получаете «стенд как на ладони», потому что он является полностью отдельностоящим и просматривается со всех сторон. Данный вид стенда предполагает максимальный контакт с посетителями выставки, но и требует большего, чем во всех остальных случаях, количества стендистов. При оформлении стенда, отсутствие презентационных поверхностей компенсируется свободой Вашего воображения и фантазии. Как и полуостров исключительно подходит для проведения мероприятий ориентированных на привлечение масс и концентрации общего внимания.
ж) face-to-face (лицом к лицу) – образуется из двух или более стендов, открытые стороны которых расположены напротив друг друга (по разные стороны межсекторного прохода). Смотрящие друг на друга открытые стороны оформляются в одном стиле. Этот стенд особенно хорош на основных магистральных проходах или в местах наибольшего скопления посетителей, именно в таком случае, колоссальный потенциал по «обработке» аудитории используется максимально. Наиболее частый вариант face-to-face – это два линейных или два угловых стенда, но не стоит обделять вниманием варианты из других видов стендов. Также, лишь сравнительно недавно, участники выставок стали более охотно увеличивать количество составляющих face-to-face – очень интересный эффект создается четырьмя угловыми стендами, если их расположить крестообразно, и др.
з) карэ – во многом похож на face-to-face, отличие лишь в том, что карэ замкнут и его нельзя пройти насквозь, так как межсекторный проход, с одного из направлений, перекрывается дополнительной стендовой составляющей. Можно усложнить его форму, добавив повороты по проходу.
и) двухэтажный – это скорее не вид стенда, а техническая возможность некоторых видов конструктива. Но эта «возможность» заслуживает того, чтобы занимать отдельное, особое место в перечне. Преимущества, которые раскрывает наличие второго этажа, очевидны: дополнительная площадь на втором ярусе, превосходная видимость стенда, широкие возможности по оформлению, декорированию, проведению различных мероприятий.
к) смешанные стенды – это целая группа стендовых сооружений, в каждом из которых присутствуют признаки и элементы стендов различных видов. Стенды этой группы создаются либо «намеренно» (для эффективности работы или индивидуальности стенда), либо «вынужденно» (для обеспечения необходимой функциональной нагрузки). Наиболее частый вариант — это “типовая застройка + анклав”, т.е. в пределах площади основного стенда располагается закрытая часть для проведения мероприятий или переговоров, а также для нужд персонала. Имеют место вариации по «слиянию» разных видов типовых вариантов застройки, к примеру “угловой + линейный” и т.д.
3.1.3 Способы участия и сотрудничества.
Индивидуальные стенды требуют к себе особого внимания и отношения во всех смыслах. Желательно проработать не только технические и организационные аспекты, но также схему Вашего участия и варианты нашего с Вами сотрудничества. Здесь нужно определиться, как часто и комплексно мы с Вами будем сотрудничать: желаете ли Вы участвовать в одной или нескольких конкретных выставках, либо Вы будете участвовать во всех мероприятиях годового выставочного плана; насколько важно для Вас обретение определенного статуса на выставке; будет ли оформление стенда однотипным, либо индивидуальность его каждый раз будет подчеркиваться по-разному.
С другой стороны, в более широком смысле, само участие на выставке можно использовать как дополнительный элемент Вашей индивидуальности. Такое масштабное и многоплановое мероприятие как выставка может предложить различные схемы и способы Вашего участия: кроме типового варианта или индивидуального стенда, Вы можете организовать коллективный стенд, объединенную самостоятельную экспозицию, также в рамках своего участия провести комплексную деловую программу или полноценную рекламную кампанию с проведением PR-, промоушн- акций и др. Кроме того мы всегда рады откликнуться и рассмотреть Ваши предложения по иным вариантам участия и сотрудничества: от оказания каких-либо услуг до возможности объединения выставки с Вашим крупномасштабным мероприятием.
Вы всегда можете рассчитывать на широкий спектр вариантов взаимодействия, а так же очень гибкую систему скидок и расчетов.
3.2 Формирование заявки.
3.2.1 Ваш эскиз/макет или наша разработка?
Итак,
1. Вы определились со своими желаниями и устремлениями:
2. хотите не просто участвовать, а ярко проявить себя и эффективно отработать выставку,
3. поставили конкретные цели и задачи на это мероприятие,
4. хотите индивидуальный стенд,
5. понимаете, что он должен из себя представлять.
Теперь можно приступать к обсуждению конкретных деталей мероприятия.
Первый этап формирования заявки – это приведение всех Ваших запросов и условий к технологически осуществимому варианту. Другими словами, это подтверждение нашими технологами возможности воплощения желаемого общего вида Вашего стенда. Для этого необходимо как можно раньше прислать эскиз/макет с размерами, характеристиками и пояснениями по всем конструктивным и техническим аспектам. Допускаются варианты, сделанные вручную (эскиз, чертеж) и с помощью компьютера (макет, дизайнерская разработка). Соответственно, сделать такой эскиз/макет вы можете самостоятельно, либо обратившись к нашим специалистам. В последнем случае Вы получаете компьютерный объемный макет стенда, максимально приближенный к реальному ожидаемому результату.
3.2.2 Варианты исполнения.
Выбор варианта исполнения стенда — это один из ключевых моментов проработки и техподтверждения эскиза/макета. Вариант исполнения стенда – это по сути то, из чего непосредственно будет сделан Ваш стенд или какая-либо его часть. Вашему вниманию предоставляются следующие позиции вариантов исполнения стенда:
а) стендовый конструктор – это самый популярный вариант исполнения стенда. Популярность его объясняется гибкостью в застройке и оформлении, удобством в использовании, обилием конструктивных элементов и аксессуаров, невысокими накладными расходами. Мы можем предложить Вам четыре (!) различных вида стендовых конструкторов, и это далеко не предел. Поэтому Вы можете выбрать тот конструктор, технологические и функциональные качества которого наиболее точно отвечают Вашим требованиям.
б) джокерная система – яркие качества и огромный потенциал возможностей использования делают этот вид оборудования поистине уникальным. Здесь имеется большой выбор различных геометрических и пространственных элементов и соединителей, богатые возможности оформления и декорирования, возможность использования практически любого типа перегородок: жесткие и баннерные, цельные и сборные, тяжелые и облегченные, глухие и светопрозрачные и др.
в) другие виды выставочного оборудования – в настоящее время мы можем видеть огромное разнообразие видов и систем оборудования для застройки и оформления выставочных экспозиций. Возможно, у Вас есть свое принципиальное видение стенда и соответственно определенный вариант его исполнения. Другими словами, Вы желаете, чтобы Ваш стенд был выполнен из конкретного вида оборудования, которое отвечает каким-либо важным требованиям. Мы обязательно рассмотрим возможность обеспечения такого варианта.
г) специальное оборудование – очень часто застройка индивидуального стенда сопряжена с монтажом дополнительных конструкций различного целевого назначения, таких как шатры, помосты, подиумы, сцены, демонстрационные и вспомогательные конструкции, нестандартное дополнительное оборудование и многое другое. Возможны случаи, когда подобные объекты можно воплотить с помощью стендового или выставочного оборудования, но зачастую они требуют специального конструктива.
д) монтажные материалы – нередки случаи, когда выставочное или стендовое оборудование неспособно в полной мере удовлетворить все требования, предъявляемые заказчиком к стенду. В таких ситуациях единственным выходом является использование строительных или монтажных материалов, таких как: гипсокартон, ЛДСП, ЛДВП, древесные пиломатериалы, металлопрокат, поликарбонат, пластик, композиты и многие другие виды материалов.
3.2.3 Учитываем каждую мелочь.
Данный раздел является определенным подведением итогов по всей ранее проделанной Вами работе. Уже намечены технические решения, есть общее видение того, что, как и когда будет происходить на стенде и за его пределами. Теперь настал момент составить организационный план Вашей выставочной работы, для этого Вам нужно ответить на некоторые вопросы:
1) время заезда, время выезда, характер привозимых Вами грузов (количество, вес, габариты, восприимчивость к механическим воздействиям и др.), необходимость вспомогательных работ (перевоз, разгрузка, расстановка, упаковка, погрузка и др.), необходимость вспомогательной техники (кран, погрузчик, тележка и др.).
2) что будет необходимо стендовому персоналу во время работы на выставке, какое оборудование или экспонаты будут работать во время выставки, как они будут работать, что для этого нужно, какие у них электротехнические параметры, и т.д.
3) какие мероприятия запланированы, где и как они будут проводиться, какие предварительные приготовления для них требуются, нужно ли будет специальное оборудование (подсветки, подставки, мебель и др.) или медийное оборудование (звуковое сопровождение, средства визуализации и др.), будут ли необходимы дополнительные услуги (тех. персонал, полиграфия, организация промоакций, кофе-брейков и т.д.).
В идеале, желательно составить подробную «программу выставочной работы», начиная с заезда и заканчивая сборами «домой», с привязкой ко времени и разделением обязанностей.
